Hea dokumendi disain toob sõnumi esile ning võimendab olulist. Aga kui dokumendi visuaal hakkab liialt sisuga konkureerima, on disain oma eesmärgis ebaõnnestunud. Hea kujundus ei tähenda vaid illustratsioonide kasutamist, andmeid tuleb alati esitada kontekstis ja selleks peab dokumendi kujunduse ning sisu ühtseks tervikuks looma.
Punkt 1: Miks on dokumendi visuaal oluline?
Teadlased on kindlaks teinud, et inimese aju suudab pilte analüüsida juba 13 millisekundi jooksul ning inimesed, kes loevad teksti koos illustratsioonidega on 323% tulemuslikumad kui need, kes vaid teksti loevad. Nendest faktidest võime tuletada, et alati on mõistlik oma tekstidele lisada illustratsioonid. Enamik inimesi on visuaalse mäluga ning seda silmas pidades on meil suur võim illustratsioonidega inimesi mõjutada.
Illustratsioonid aitavad infot kinnistada paremini
Ettevõtete ning ametiasutuste vahel liigub tohutult hulgal erinevaid dokumente. Kui dokumendi ülesanne on mõjuda professionaalsena ning tekitada osapoolte vahelist usaldust, siis peab ka dokumendi formaat ning visuaal seda toetama. Sageli omavad ametlikud dokumendid (majandusaasta aruanded, tegevusaruanded) ettevõtte maine kujundamisel märkamatult väga suurt kaalu. Halva disaini tunneb kaugel ära, kuid hea disain on nähtamatu.
Sageli on just ametlikud tiheda tekstiga dokumendid need, mida on raske lugeda ja sealt enda jaoks olulist haarata. Selliste dokumentide lugemine nõuab süvenemist ning sageli tuleb ise markeriga tähtsad osad alla joonida.
Dokumendi küljendamine tähendab seda, et tekst paigutatakse kasutajatele hästi loetavate plokkidena, näiteks kahes või kolmes veerus, rõhutades ning esile tõstes olulist infot. Info esiletõstmiseks on palju erinevaid tööriistu.
Dokumendi erinevad peatükid peaksid olema kergesti leitavad, selleks on hea kasutada värvikodeeringut. Värvikodeeringuga on soovitatav ka leheküljed ära markeerida, nii on lugejal teemaplokkide vahetumist mugavam jälgida.
Dokumendi kujundamiseks kasutatakse erinevaid illustratsioone - fotosid, jooniseid ning andmehulkade visuaale. Hea disainer mõistab dokumendi sisu ja eesmärki ning seob illustratsioonid ühtseks kujundusstiiliks.
Tööriistakast
Sõltuvalt dokumendi eesmärgist ning kasutusformaadist saame info kujundlikult edastamiseks kasutada erinevaid kujundustööriistu:
- värvid
- piktogrammid
- ikoonid
- taustad
- mustrid
- jooned
- fotod
- tabelid
- fondid
Punkt 2: Dokumendi kasutusformaat
Enamik dokumente esitatakse ja kasutatakse tänapäeval digitaalses formaadis. Kui dokumentide sisu valmib üldiselt Wordis või Excelis, siis valmisdokumendi formaadiks on tavapärane kasutada PDF-formaati. Mahukate dokumentide mugavaks kujundamiseks on mõistlik leida sobiv tarkvara (nt Adobe InDesign), mis võimaldab luua dokumendile kujundusmalli ja see kiirendab tööprotsessi märgatavalt.
Vähem oluline ei ole ka ekraanile kuvatavate esitlusformaatide kujundus, tavapäraselt Powepoint formaadis. Esitluse tegemisel tuleb samuti arvestada dokumendi kujunduse põhitõdedega:
- Esitluse kujundus võiks olla kooskõlas ettevõtte brändiga
- Kasuta esitlusmalli kujundamisel ettevõtte logo ning logoga kokkusobivat värvskeemi
- Esitluses eelista põnevaid visuaale ja infograafikat tekstile
- Hoia kujundus pigem monokroomne, kontrastidega rõhuta vaid olulist
- Eelista üksikute elementide (ikoonid, taustata tootefotod) kasutamist tavafotodele
Punkt 3: Infograafika
Oluline on teada, et praegusel digiajastul on inimesed igasuguse infoga üle koormatud. See tähendab, et oma dokumendi sõnumi kiire ja selge edastamine nõuab rohkem kui lihtsalt teksti või piltide kasutamist. Viimase 3 aasta jooksul on jõudsasti kasvanud illustreeritud infograafika kasutamine, et esitada infot lühidalt ning köitvalt.
Numbrite paremaks mõistmiseks tuleb need ka visuaalselt proprotsiooni asetada.
Sõnapilved on põnev viis trende visualiseerida.
Olulist informatsiooni ning vastandumist on hea edastada kontrastide kaudu.
Too kontrastvärviga välja see, mida on infograafikaga kasutajatele oluline näidata.
Monokroomne värvivalik näitab andmete dünaamikat.
Kasuta figuure või ikoone, et visualiseerida soolist jaotust, vanust või muud inimestega seotud numbrilist infot.
Kas kasutada Exceli standardillustratsioone?
Exceli andmeillustratsioonidel ei olegi midagi muud viga, kui et need on tavalised ja igavad. Tegelikult võib ka exceli diagrammid ning tabelid kontrastide kasutuse või monokroomse värvivalikuga paremaks teha. Silmas võiks pidada seda, et joonised saab selgemaks kui eemaldada tabelitel rea ja veeru jooned.